Treść książki
Przejdź do opcji czytnikaPrzejdź do nawigacjiPrzejdź do informacjiPrzejdź do stopki
Rozdział1.Zmianywprowadzeniuiprzechowywaniudokumentacjipracowniczej
skanować.Możeteżzastosowaćinnesposobydigitalizacji,dostępneobecnieimogącepowstać
wprzyszłości.Odwzorowaniemcyfrowymjestbowiemdokumentelektronicznybędącykopią
elektronicznądowolnejtreścizapisanejwpostaciinnejniżelektroniczna,umożliwiającyzapo-
znaniesięztątreściąijejzrozumienie,bezkoniecznościbezpośredniegodostępudopierwo-
wzoru(§2pkt6rozporządzeniawsprawieinstrukcjikancelaryjnej,jednolitychrzeczowychwy-
kazówaktorazinstrukcjiwsprawieorganizacjiizakresudziałaniaarchiwówzakładowych).
Odwzorowaniecyfrowe(takżeskan)musispełniaćminimalnewymaganiatechniczne,któ-
rezostałyzapisanewzałącznikudorozporządzeniaodokumentacji.Chodziorozdzielczość
e-dokumentu(np.200dpiprzyformacieA4tekstuczarno-białego)iminimalnąilośćbitów
napiksel(np.1pikselprzyformacieA4tekstuczarno-białego),przyczymdopuszczasięko-
rzystaniezautomatycznejkompresjidlaobrazówzapisywanychwplikachPDF
,jeśliniema
widocznegopogorszeniajakościobrazu.Odwzorowaniecyfrowemabyćbowiemsporządzo-
neznależytąstarannościąijakościątechnicznąumożliwiającązapoznaniesiębezwątpliwo-
ściztreściądokumentu,bezpotrzebyweryfikacjitejtreścizdokumentemwpostacipapiero-
wej(§12ust.2rozporządzeniaodokumentacji).
Zamianadokumentacjicyfrowejnadokumentacjępapierowąbędziewymagaładokonania
wydrukuwszystkichzgromadzonyche-dokumentów.
PRZYKŁAD1
Dokońca2018r.pracodawcaprowadziłdokumentacjępracownicząwformiepapierowej,ale
jednocześnie,nawłasnyużytek(łatwiejszewyszukiwaniedanych)–jejzdigitalizowanąwer-
sję.Od1stycznia2019r.zdecydowałopozostaniuwyłącznieprzywersjielektronicznej.Aby
touczynić,musiał–popierwsze–sprawdzić,czymacyfrowąwersjękażdegodokumentu
osobowegoipłacowegodlakażdegopracownika.Podrugie,musiałprzygotowaćskan(lub
innąformęodwzorowaniacyfrowego)każdegobrakującegodokumentu.Jeśliwprzyszłości
chciałbypowrócićdowersjipapierowej,jegoobowiązkiembędziedokonaniewydrukukaż-
degoe-dokumentuznajdującegosięwdokumentacjiobecnychibyłychpracowników.
Krok.2.Podpiszprzygotowanee-dokumentylubwydruki
Pracodawcalubupoważnionaprzezniegoosobamusinastępnieopatrzyćkażdeodwzorowa-
niecyfrowe(np.skan)dokumentówzpapierowejdokumentacjipracowniczejkwalifikowa-
nympodpisemelektronicznymlubkwalifikowanąpieczęciąelektroniczną(art.948§2k.p.).
Wtensposóbnastępujepotwierdzeniezgodnoście-dokumentuzjegopapierowymorygina-
łem.Takie-podpismabowiemmocwłasnoręcznegopodpisu,ae-pieczęćpotwierdzaauten-
tycznośćdanych(motyw49preambułyorazart.25ust.2iart.35rozporządzeniaParlamentu
EuropejskiegoiRady(UE)nr910/2014z23lipca2014r
.wsprawieidentyfikacjielektronicz-
nejiusługzaufaniawodniesieniudotransakcjielektronicznychnarynkuwewnętrznymoraz
uchylającedyrektywę1999/93/WE,dalej:eIDAS).Należyprzytymzauważyć,żekwalifiko-
wanympodpisemelektronicznymjestzaawansowanypodpiselektroniczny.Jestonskładany
zapomocąkwalifikowanegourządzeniadoskładaniapodpisuelektronicznegoiopierasię
nakwalifikowanymcertyfikaciepodpisuelektronicznego.Natomiastkwalifikowanąpieczę-
ciąelektronicznąjestzaawansowanapieczęćelektroniczna,złożonazapomocąkwalifiko-
wanegourządzeniadoskładaniapieczęcielektronicznejiopierającasięnakwalifikowanym
certyfikacie(art.3pkt12ipkt27eIDAS).Teurządzeniainstruują,jaknależyzłożyćpodpis/
21
