Treść książki
Przejdź do opcji czytnikaPrzejdź do nawigacjiPrzejdź do informacjiPrzejdź do stopki
Rozdział2
DOKUMENTACJABIUROWA
IORGANIZACJAOBIEGUPISM
Pismasporządzanewtokupracybiurowej,wysyłanelubotrzymywane
zzewnątrzspełniająrolędokumentówwznaczeniuformalnym,tzn.stanowią
podstawędowykonaniaokreślonychzadań.Przezpojęciedokumentybiurowe
należyrozumiećwszystkiepisma,którezawierająinformacjezapisane
wsposóbnadającysiędoprzekazaniainnym.Dokumentywystępującewjed-
nostceorganizacyjnejmożnapogrupowaćnastępująco(rys.1):
aktaspraw
zbiórwszystkichdokumentówbiurowychdotyczącychokre-
ślonejsprawy;rozróżniasię:
aktasprawbieżących
zbiórdokumentówdotyczącychsprawybędą-
cejwtokuzałatwiania,oczekującejnazałatwienie,uzupełnienielub
wymagającejwznowienia,
aktasprawzałatwionych
zbiórdokumentówobejmującychsprawy
zamknięte,załatwione;
dokumentacjabiurowa
aktasprawbieżącychizałatwionychoraz
wszystkiedokumentysporządzanenapotrzebybieżącegofunkcjonowania
jednostki,np.instrukcje,regulaminy,księgi,rejestry,kartoteki,dokumenty
finansoweiksięgowe,biuletynyitp.
Obiegpismatodrogapismaodmomentuwpływudojednostkiorganiza-
cyjnejdozałatwieniasprawyiwysłaniaodpowiedzi.Obiegzwiązanyjest
zpisemnymzałatwieniemsprawyiskładasięconajmniejztrzechfaz
2):
przyjęciepisma,
załatwieniesprawy(opracowanieodpowiedzi),
wysłanieodpowiedzi.
Organizującobiegpismnależywziąćpoduwagę:
liczbępunktówzatrzymaniapisma,
liczbęczynnościwposzczególnychfazachobiegupisma,
czastrwaniaposzczególnychczynności.
2)Patrz:T.Dzwonkowski:Aktualnainstrukcjakancelaryjnaiwykazaktdlaorganówgmin
izwiązkówmiędzygminnychzomówieniem.Wyd.II,ZachodnieCentrumOrganizacji,Zielona
Góra2003,s.11.
9
