Treść książki
Przejdź do opcji czytnikaPrzejdź do nawigacjiPrzejdź do informacjiPrzejdź do stopki
Dokumentacjakadrowa2021
1.4.Zasadyprzechowywaniadokumentacji
pracowniczej
Zwyboremformyprowadzeniadokumentacjipracowniczejjestściślepowiązanysposóbjej
przechowywania.Artykuł94pkt9bk.p.określawymaganiawtymobszarze.Nakazujepraco-
dawcywodniesieniudodokumentacjizagwarantowanie:
■poufności,tj.ograniczeniadostępudodokumentacjipracowniczejtylkodlapracodawcy
lubosóbprzezniegoupoważnionych,
■integralności,tj.zachowaniaspójnejstrukturydokumentacjipracowniczej,takabykażda
zmianawzgromadzonychdokumentachpozostawiałatrwałyślad,
■kompletności,tj.utrzymywaniaposzczególnychdokumentówwcałościwjednejwybranej
przezsiebieformiedokumentacjipracowniczej,
■dostępności,tj.prowadzeniaiprzechowywaniananośnikudostosowanymdozmieniają-
cegosięotoczeniatechnicznego,
wwarunkachniegrożącychuszkodzeniemlubzniszczeniem.
Uszczegółowienietychzasadnastąpiłowrozporządzeniuodokumentacjiwpodzialenado-
kumentacjęwformiepapierowejielektronicznej.
1.4.1.Przechowywaniedokumentacjiwformiepapierowej
Jeślipracodawcaprowadziod1stycznia2019r
.dokumentacjępracownicząwformiepapiero-
wej,jegoobowiązkiemjestzabezpieczeniejejprzedzniszczeniem,uszkodzeniemlubutratą
idostępemosóbnieupoważnionych.Przedewszystkimmusizapewnićwpomieszczeniu
przechowywaniadokumentacjiodpowiedniąwilgotnośćitemperaturę(§8rozporządzenia
odokumentacji).Takiezasadynależystosowaćwobecwszystkichpracownikówaktualnie
pozostającychwstosunkachpracy,awobecbyłychpracownikównależałojewdrożyćnajda-
lejdo1stycznia2020r
.(§22rozporządzeniaodokumentacji).
1.4.2.Przechowywaniedokumentacjiwformie
elektronicznej
Gdypracodawcazdecydowałod1stycznia2019r
.oprowadzeniudokumentacjipracowniczej
wformieelektronicznej,musiużywaćsystemuteleinformatycznego,któryzapewni:
■zabezpieczeniejejprzeduszkodzeniem,utratąoraznieuprawnionymdostępem,
■integralnośćtreścidokumentacjiimetadanychpolegającąnazabezpieczeniuprzedwpro-
wadzaniemzmian(wyjątek:zmianywprowadzanewramachustalonychiudokumento-
wanychprocedur),
■stałydostępdodokumentacjiosobomdotegoupoważnionym,ichidentyfikacjęorazreje-
strowaniedokonywanychprzeznichzmian,
■skutecznewyszukiwaniedokumentacjinapodstawiemetadanych,
■wydawanie,wtymprzezeksportwpostacielektronicznej,dokumentacjialbojejczęści,
■funkcjonalnośćwydrukudokumentacji.
22
