Treść książki
Przejdź do opcji czytnikaPrzejdź do nawigacjiPrzejdź do informacjiPrzejdź do stopki
Rozdział1.Prowadzenieiprzechowywaniedokumentacjipracowniczej
Dokumentacjabędzietraktowanajakozabezpieczona,jeślidostępdoniejbędąmiaływy-
łącznieosobyupoważnione,będziechronionaprzedprzypadkowymlubnieuprawnionym
zniszczeniemorazjejprowadzenieiprzechowywanieodbywaćsiębędziezzastosowaniem
metodiśrodkówochronydokumentacji,którychskutecznośćwczasieichzastosowaniajest
powszechnieuznawana.Tetrzywarunkimusząbyćspełnionełącznie(§10ust.1rozporzą-
dzeniaodokumentacji).
PRZYKŁAD4
Pracodawcazdecydowałsięod1stycznia2021r.przejśćzpapierowejnacyfrowąformę
dokumentacjipracowniczej.Zatemmusizapewnić,abydosystemuteleinformatycznego,
wktórymbędzieonaprowadzonaiprzechowywana,miałydostęptylkoosobydotegoupo-
ważnione,np.zajmującesięsprawamikadrowymiczywokreślonymzakresie–wynagro-
dzeniowymi,atakżeonsam.Systemmusipokazywaćkażdązmianęwdokumentacji
(np.dodanieaktualnegoorzeczenialekarskiegoobrakuprzeciwwskazańdopracynaokre-
ślonymstanowisku),czasjejwykonania(dataigodzina)inajlepiejosobę,którategodoko-
nała.Powinienonpodlegaćaktualizacjomtechnicznymiposiadaćtakiezabezpieczenia,
którebędąchronićzgromadzonee-dokumentyprzeduszkodzeniemizniszczeniem.Wpro-
wadzenietegosystemuwykluczyarchiwizowanieczęścidokumentacjiwformieelektronicz-
nej,awczęści–tradycyjnienapapierze.Wszystkiedokumentyzwiązanezestosunkiem
pracyiaktaosobowebędąmusiałymiećjedyniewersjęzdigitalizowaną.
Jeślizaistniejepotrzebadołączeniadoe-dokumentacjidokumentupapierowego,pracodawca
alboosobaprzezniegoupoważnionamusisporządzićodwzorowaniecyfrowetegodokumen-
tu,opatrzyćjee-podpisemlube-pieczęciąiumieścićwdokumentacjipracowniczej,wspo-
sóbgwarantującyjejczytelność,dostępispójność.Papierowyoryginałzwracapracownikowi
wuzgodnionymtrybieiczasie,ajeślinieudasięichokreślićlubpracowniknieodbierzedo-
kumentu,pracodawcagoniszczy,uniemożliwiającodtworzenietreści(§11rozporządzenia
odokumentacji).
1.4.3.Przenoszeniedokumentacjimiędzysystemami
teleinformatycznymi
Wraziekoniecznościprzeniesieniae-dokumentacjidoinnegosystemukoniecznebędzie
utworzenieuporządkowanegozbiorudokumentówprzeznaczonychdoprzekazania,wraz
zkompletemmetadanychodnoszącychsiędokażdegodokumentu.Każdydokumentmabyć
zapisanywodrębnympliku,przyczymdokumentystanowiąceodwzorowaniecyfrowepa-
pierowychwersjipowinnybyćprzekazywanewformaciePDF
,inne-wformacie,wjakim
byłyprzechowywane,natomiastdanezapisanebezokreślonegoformatu-jakoTXT
.Dokaż-
degoztychdokumentówbędziemusiałbyćprzyporządkowanyzestawmetadanych(m.in.
identyfikatordokumentu,nazwapracodawcy-pełnalistaw§13ust.3rozporządzeniaodo-
kumentacji)wodrębnymplikuXMLotejsamejnazwie,conazwapliku,doktóregosięodnosi.
Całośćmabyćprzenoszonawjednymzformatówdokompresji.
23
